Immer mehr Agenturen und Freelancer setzen auf die Abrechnung mit monatlichen Festpreisen, auch in Europa, obwohl weiterhin Vorurteile bestehen. Viele Dienstleister halten dagegen nach wie vor an der klassischen Abrechnung nach Stundensätzen oder projektbasierten Festpreisen fest. Unternehmer fragen sich zudem, ob eine Anstellung besser wäre. Doch welche Vor- und Nachteile bringen diese Modelle jeweils mit sich?

Als Kunde von beispielsweise DesignerInnen, EntwicklerInnen oder FotografInnen möchten Sie wahrscheinlich möglichst schnell zu guten Ergebnissen kommen, und das zu einem fairen Preis. Das sind drei Faktoren: Umsetzungszeit, Kosten und Qualität. Je nach Modell werden diese Faktoren unterschiedlich gehandhabt. Zusätzliche Hürden wie bürokratischer Aufwand oder Vorab-Investitionen kommen manchmal auch noch hinzu und sollten bei der Entscheidung für ein Modell bedacht werden.

1. Die Vor- und Nachteile der Beauftragung von Freelancern und Agenturen, die nach Stundensatz abrechnen

Eine jährlich veröffentlichte Studie von Freelancermap untersucht die Arbeitsbedingungen von Freelancern in Deutschland, einschließlich ihrer Stundensätze. Der Freelancer-Kompass 2024 zeigt: Der durchschnittliche Stundensatz eines Freelancers in Deutschland beträgt 102 Euro. Die Branche “IT & Software” stellte mit 16 % den größten Anteil der Befragten.

Dieser Stundensatz deckt sich mit meiner Erfahrung aus über 15 Jahren in der Branche, wonach wir uns bei selbstständigen DesignerInnen auf dem deutschen Markt zwischen 70 und 100 Euro pro Stunde bewegen und bei EntwicklerInnen bei 90 bis 120 Euro.

Abweichungen nach oben entstehen beispielsweise, wenn der Dienstleister den Wert, mit dem seine Leistung den Durchschnitt übertrifft, gut vor Kunden zu kommunizieren weiß. Abweichungen nach unten sind möglich, wenn eine hohe Anzahl an Stunden gebucht wird oder die Berufserfahrung des Dienstleisters noch gering ist.

Erhöhen wird er sich auch dann, wenn eine Vermittlungsprovision anfällt, da die Vermittlung zusätzliche Arbeitszeit oder laufende Kosten durch eine Vermittlungsplattform verursacht. Ebenso sind Firmen wie Kreativagenturen häufig (deutlich) teurer, da sie nicht nur die Arbeitszeit, sondern auch die Infrastruktur, die Mehrkosten der Firmierung, den Mehrwert eines Teams und das Projektmanagement einpreisen.

Ein Projektabschluss auf Stundensatzbasis läuft dann in der Regel so ab, dass der Kunde den Stundensatz freigibt und im Anschluss mit einem groben Blick auf einen gewünschten Realisierungstermin gestartet wird. Der Vorteil ist, dass ohne viel Bürokratie gestartet werden kann, da das Projekt nicht im Voraus detailliert geplant werden muss. Die Erstellung des Projektes kann ein dynamischer Prozess sein, in dem gemeinsam die Anforderungen erarbeitet werden und der Kunde durch den Dienstleister beraten wird.

Diese Herangehensweise ermöglicht ein flexibles Voranschreiten des Projekts. Sich verändernde Anforderungen, die sich aus dem dynamischen Prozess und dem Geschäftsalltag ergeben, können spontan berücksichtigt werden. 

Der Nachteil dieses Modells besteht darin, dass der Kunde die finalen Kosten vorab nicht kennt. Berechnen wir einmal zwei Wochen Arbeitszeit mit den oben genannten 102 Euro pro Stunde, liegen wir bei 8160 Euro netto. Möglicherweise war das zuvor als grobes Umsetzungsziel vereinbart. Haben sich jedoch im Prozess Änderungen und Mehraufwand ergeben, sind am Ende drei Wochen Arbeitszeit entstanden. Das verursacht Mehrkosten von 4080 Euro und erhöht die Gesamtkosten auf 12.240 Euro. Diese Preisschwankungen können zu Problemen führen.

Ein weiterer Nachteil ist, dass der Fertigstellungstermin durch die flexible Herangehensweise nicht verbindlich gestaltet werden kann. Die Festlegung einer verbindlichen Deadline würde natürlich eine detaillierte Planung des Projekts vorab benötigen, was eher bei dem Festpreismodell üblich ist. In diesem Fall würde ja wieder die Flexibilität und Leichtigkeit von schlanken Verträgen genommen.

In der Praxis ist es ja auch oft so, dass der Dienstleister mit verschiedenen Projekten jongliert, so als würden mehrere Baustellen gleichzeitig betreut: Eine bekommt den Fokus, weil sie dringend fertiggestellt werden muss, während andere pausieren, bis Ressourcen frei werden. 

Das bedeutet, dass die Flexibilität des Modells Vorteile bietet, aber auch dazu führen kann, dass ein Dienstleister nicht alle Anforderungen sofort umsetzen kann. Sollte dies jedoch gewünscht sein, muss ein exklusiv verfügbarer Dienstleister gefunden werden, und die Anzahl der abzunehmenden Arbeitsstunden muss verbindlich im Voraus vereinbart werden.

Einige Auftraggeber empfinden die fehlende Transparenz darüber, wie der Dienstleister seine Arbeitszeit investiert, als problematisch. Auch wenn bei der Rechnungsstellung eine Aufschlüsselung erfolgt, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch genommen haben, bleibt dies oft nur eine grobe Übersicht. Daher erfordert es entweder viel Vertrauen oder eine detaillierte und regelmäßige Kommunikation, um die Arbeitsschritte und den Fortschritt besser nachvollziehen zu können.

2. Die Vor- und Nachteile der Beauftragung von Freelancern und Agenturen, die nach Festpreisen abrechnen

Das Festpreismodell bietet im Vergleich zum Stundensatz mehr Planungssicherheit. Der Dienstleister erstellt zu Beginn des Projekts ein Angebot, das alle Kosten umfasst. Kunden wissen von Anfang an, mit welchen Ausgaben sie rechnen müssen, und können das Projekt innerhalb eines festen Budgets realisieren. 

Dafür muss der Auftraggeber den Umfang und die Anforderungen vorab klar definieren. Das hat den Nachteil, dass er sich im Prozess nicht vom Dienstleister beraten lassen und auch nicht so flexibel auf sich verändernde Anforderungen eingehen kann.

Nicht nur der Auftraggeber, sondern auch der Dienstleister muss beim Festpreismodell also mehr Vorarbeit leisten als beim Stundensatz-Modell. Der Dienstleister steht vor der Herausforderung, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen, bevor er tatsächlich mit der Arbeit beginnt. Das birgt das Risiko, am Ende mehr Zeit zu investieren, als ursprünglich kalkuliert wurde, um die Kostenplanbarkeit für den Kunden zu gewährleisten.

Um diesbezüglich Frustration beim Dienstleister zu vermeiden, sollte ein zeitlicher Puffer einkalkuliert werden. Andernfalls könnten Qualitätsabstriche, Nachverhandlungen mit dem Kunden wegen unvorhergesehener Mehraufwände oder die Ablehnung bestimmter Änderungswünsche notwendig werden. Solche Situationen können jedoch wiederum Frustration beim Auftraggeber auslösen. Ein gut kalkulierter Puffer kann dazu beitragen, solche Probleme zu minimieren.

Ein weiterer Nachteil ist die geringere Flexibilität: Sobald der Umfang des Projekts definiert wurde, können im Beispiel einer Webseite keine zusätzlichen Seiten oder Abschnitte mehr zum vereinbarten Preis realisiert werden.

Aus diesem Grund wird das Festpreismodell häufig bei standardisierten Projekten eingesetzt, wie etwa der Erstellung einer Landingpage oder einer Firmenpräsentation. Für dynamische oder kreative Projekte, bei denen sich der Umfang im Laufe der Zusammenarbeit verändern kann, eignet es sich jedoch weniger. 

Das ist beispielsweise der Fall, wenn technische Herausforderungen schwer einzuschätzen sind, spontane Ideen von Auftraggeber und Dienstleister berücksichtigt werden sollen oder, wie bereits genannt, zusätzliche Seiten und Abschnitte benötigt werden. Generell steht spontanes Loslegen ohne umfangreiche bürokratische Planung im Widerspruch zu der festen Budgetierung, die das Festpreismodell erfordert.

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